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Die Altdatenmigration – was Sie bei der Datenübernahme in das CRM-System beachten sollten

Auf dem Weg zur erfolgreichen CRM-Systemeinführung spielt die Migration des Altdatenbestandes eine entscheidende Rolle. Eine gewissenhafte Vorbereitung beugt späteren aufwendigen manuellen Nachbesserungen vor. Wir zeigen Ihnen außerdem, worauf noch zu achten ist.

Die Ausgangssituation: Gepflegte Daten, Dubletten und Datenleichen

Lange bevor Sie an die Einführung eines CRM-Systems denken, sammelt sich in Ihrem Unternehmen eine Vielzahl unterschiedlichster Datenbestände an. Dabei handelt es sich beispielsweise um die klassischen Kunden-Kontaktdaten, E-Mails, Telefonnotizen, Termine, Protokolle, Angebotsdokumente, Daten aus Marketingaktionen oder vertrieblichen Kampagnen. Abgelegt sind diese Daten oftmals in Excel, selbstgestrickten Access-Datenbanken, Outlook, Lotus Notes oder Groupwise, auf dem Filesystem oder im ERP.

Bei der Einführung einer neuen CRM-Software ist es in einem ersten Schritt sinnvoll, eine saubere Dokumentation über den aktuellen Datenbestand und seine Zukunft anzufertigen. Orientieren Sie sich dabei an folgenden Leitfragen:

  • Welche Daten liegen wo und in welcher Form vor?
  • Welche Daten sollen vom alten System in das neue System übertragen werden?
  • Mit dem Anbieter klären: Ist die Datenstruktur des bestehenden Bestands kompatibel mit der neuen CRM-Software?

Absolut erfolgskritisch: Die Qualität der Altdaten

Der wichtigste Faktor für eine erfolgreiche Altdatenmigration ist die Qualität der zu migrierenden Altdaten. Oftmals ist die Datenpflege in den verschiedenen Systemen im Laufe der Jahre vernachlässigt worden.

Unser Rat: Prüfen Sie bereits bei der Entscheidung für eine CRM-Software, welche Konzepte und praktischen Erfahrungen der Anbieter auf diesem Aufgabenfeld vorzuweisen hat. Ein guter CRM-Anbieter hilft Ihnen gern mit einem direkten Ansprechpartner aus einem Referenzprojekt weiter.

Migrationskonzept und Datenbereinigung

Aus dem erfassten Ist-Stand Ihres bestehenden Datenbestandes leitet sich das Konzept zur Migration dieser Daten ab. Überlegen Sie, ob es an dieser Stelle sinnvoll ist, sich von Datenballast zu trennen: Müssen also wirklich alle vorhandenen Daten in das neue System übernommen werden oder sollten Daten nach festen Kriterien von der Migration ausgeschlossen werden (z.B. alle Unternehmen, an denen sich in den vergangenen x Jahren keine Vorgänge und Aktivitäten abgespielt haben, werden nicht in die CRM-Lösung übernommen).

Die Datenbereinigung sollte in der Regel von Ihnen (also vom Kunden) selbst durchgeführt werden. Sie kennen Ihre Daten schließlich am besten. Moderne CRM-Systeme bietet Ihnen praktischerweise die bequeme Möglichkeit, Ihre Altdaten in eine Laborumgebung des CRM-Systems zu importieren, dort zu bereinigen und dann im bereinigten Zustand in das Altsystem zurückzuspielen. Die Durchführung der Altdatenmigration geschieht z.B. über einen CSV-Import oder per XML.

Schritt für Schritt ans Ziel:

1. Analyse der bestehenden Altdaten
2. Entscheidung welche Daten werden übernommen und welche nicht
3. Mapping zwischen Altsystem und neuem CRM
4. Bereinigung des Altdatenbestandes – am besten unterstützt durch die Dublettenbereinigung des neuen CRM-Systems
5. Qualitätstest der übernommenen Daten anhand von Stichproben

So klappt es mit der Datenübernahme

Bei der Altdatenübernahme kann als Fazit gelten: Bereiten Sie die Migration bei der Einführung einer CRM-Einführung rechtzeitig vor. Eine sorgfältige Analyse Ihres Datenbestandes, die Ausarbeitung eines detaillierten Fahrplanes und die Hilfestellung Ihres CRM-Anbieters hinsichtlich der Vereinbarkeit verschiedener Datenstrukturen vermeiden kostenintensive und zeitraubende Korrekturen.

In jedem Fall gilt: Vernachlässigen Sie die Altdatenmigration nicht. Das Wissen und die Arbeit, die in den alten Daten steckt, sollten nicht einfach aufgegeben werden, sondern möglichst in die neue CRM-Lösung herübergerettet werden.

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